Het HvJ-EU heeft organisaties in EU-lidstaten verplicht om gebruik te maken van een betrouwbaar en toegankelijk systeem om uren van medewerkers te registreren, zoals een efficiënte digitale urenregistratie. Op deze manier kunnen ondernemingen alle gewerkte uren, inclusief overuren, bijhouden.
Dit is nodig om elke dag accuraat de aantal gewerkte uren bij te houden en te controleren of er genoeg rustpauzes worden genomen. Het objectief bijhouden van uren zorgt ervoor dat medewerkers in hun recht staan wanneer de maximum arbeidsduur wordt overschreden. Het hof stelt de eis dat het systeem objectief, betrouwbaar en toegankelijk is.
Organisaties die de uren echter al bijhouden weten hoe moeilijk het kan zijn om dit efficiënt te laten verlopen. Ten eerste doen sommige medewerkers het onnauwkeurig of simpelweg helemaal niet. Ten tweede kiezen sommige bedrijven om de registratie omslachtig op papier te doen. Wij geven 5 tips voor een efficiënte digitale urenregistratie.
5 tips voor digitale urenregistratie
1. Houd het eenvoudig
Wanneer het bijhouden van de uren eenvoudig wordt gemaakt, is er minder kans op invoerfouten. Hiernaast maken eenvoudige systemen het laagdrempelig voor medewerkers om de uren in te vullen. U houdt het systeem eenvoudig door niet te veel opties aan te bieden, niet te veel uitzonderingen te maken en ervoor te zorgen dat er niet zomaar wat ingevuld kan worden.
Om verwarringen te voorkomen is het ook altijd goed om medewerkers de optie te bieden om extra informatie in te voeren. De uren worden vervolgens direct doorgevoerd en opgeteld door het systeem. Zorg ervoor dat het systeem altijd en overal beschikbaar is, door bijvoorbeeld een mobiele app aan te bieden of ervoor te zorgen dat de webpagina responsive is.
2. Registreer ook overuren
Niet alleen de uren dat de medewerker op kantoor had moeten zijn, maar de uren dat de medewerker er daadwerkelijk was zijn belangrijk om te registreren. Zo kunt u inzien of er (te) veel overuren worden gedraaid. Wanneer overuren worden uitbetaald, is het erg belangrijk om de uren goed te registreren.
3. Registreer ook verlof en verzuim
Niet alleen de actuele gewerkte uren zijn belangrijk om bij te houden, maar ook de uren/dagen dat de medewerkers afwezig zijn. Zorg ervoor dat het registreren van verlof en verzuim op dezelfde manier gaat als het registreren van gewerkte uren. Hierdoor is het duidelijk en overzichtelijk voor zowel werkgever als werknemer wat de stand van zaken is.
4. Communiceer het belang
Het bijhouden van uren is belangrijk bedrijfsonderdeel. Wanneer u het op de juiste manier toepast, is het makkelijk en geen grote moeite. Het is belangrijk om elke medewerker op de hoogte te stellen van het belang van het accuraat bijhouden van de werkuren. Communiceer dit regelmatig intern.
5. Maak het digitaal en overal beschikbaar
Sommige medewerkers zijn veel onderweg. Het is niet handig als zij alleen op desktop of op het werk de uren kunnen bijhouden. Zorg er dus voor dat het op meerdere apparaten mogelijk is om de uren te registreren, zodat het dus niet alleen mogelijk is op desktop, maar ook op de tablet of smartphone.
Wat zijn de voordelen van urenregistratie?
Naast dat urenregistratie in de EU verplicht wordt, heeft digitale urenregistratie ook verschillende voordelen. Denk bijvoorbeeld aan het overzicht dat u hebt van de bezetting: u ziet altijd wanneer personeel aanwezig is, voor hoelang en ook wanneer ze absent zijn. Hiernaast draagt het ook bij aan de gezondheid van het personeel: aangezien de uren goed gemonitord worden, heeft u grip op de bezetting en kunt u inzien of er medewerkers te veel of te lang werken. Uiteraard draagt urenregistratie ook bij aan tevreden personeel, wat weer goed is voor de betrokkenheid.
