Vanuit de Arbowet is het verplicht om bezoekers van de organisatie te registreren. In het geval van een ongeval of een calamiteit moeten hulpdiensten precies weten hoeveel mensen in een gebouw aanwezig zijn en wie deze personen zijn. Hoe zit het precies met bezoekersregistratie en hoe pakt u dit aan?

Soorten bezoekersregistratie

Er zijn verschillende manieren om bij te houden wie er allemaal op een moment in uw organisatie aanwezig zijn. Denk hierbij aan klanten, uitzendkrachten, leveranciers of bezorgers.

• Papier

De eerste optie is om de registratie op papier of digitaal te doen. Bij veel organisaties ligt er bij de receptie een boek waar bezoekers zich dan kunnen inschrijven. Ook al is het niet heel gepast, is het heel makkelijk om hierdoor heen te bladeren en persoonlijke informatie van anderen te krijgen.

Organisaties die op deze manier bezoekers registreren moeten de gegevens uiteindelijk verwerken in een register. Naast onbevoegde inzage is het grote nadeel van het op papier bijhouden van registratie dat gegevens niet goed overgenomen worden. Dit komt bijvoorbeeld doordat het niet leesbaar is of het papier kwijt raakt.

• Digitaal

De tweede optie is om digitaal de bezoekers te registreren. Dit is de makkelijkste oplossing. Veel organisaties doen dit nog bijvoorbeeld met Word of Excel. Het voordeel is dat dit leesbaar is en makkelijk te verwerken. Echter heeft u hiermee analytisch gezien beperkte mogelijkheden en daarnaast is het niet makkelijk te koppelen aan huidige systemen.

Een oplossing hiervoor is software die speciaal ingericht is om zo optimaal mogelijk bezoekers te registreren. Met software heeft u uitgebreidere mogelijkheden en door middel van software kunt u het personaliseren.

• Toegangspas

Indien u echt wilt “uitpakken” is het ook mogelijk om met een webcam een foto van de bezoeker te maken en deze op een (tijdelijke) toegangspas te printen. Het nadeel hiervan is vaak dat niet iedereen zomaar op de foto wilt. Ook kan dit overdreven zijn voor bezoekers die maar kort de organisatie bezoeken.

Welke informatie registreert u?

De informatie die u bezoekers laat registreren verschilt per organisatie. Maar over het algemeen registreert u de voornaam, achternaam en de organisatie van de bezoeker. Soms kunt u ook de gegevens noteren waarvoor de bezoeker komt (bijvoorbeeld de afdeling en persoon waar ze een afspraak mee hebben). Ook wordt automatisch het tijdstip van aankomst en vertrek geregistreerd. Soms is het nodig het identiteitsbewijs ook te controleren; deze gegevens mag u echter niet opslaan.

De AVG en bezoekersregistratie

Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze wet zorgt voor strengere maatregelen rondom privacy. Aangezien u met bezoekersregistratie persoonsinformatie verwerkt, is het belangrijk van deze wet af te weten.

Onder andere zorgt de AVG voor de versterking en uitbreiding van privacyrechten, meer verantwoordelijkheden voor organisaties en uniforme bevoegdheden voor alle Europese privacy toezichthouders. Een belangrijke verandering voor organisaties door de wet is de verantwoordingsplicht. Dit houdt in dat u als organisatie documenten met persoonsgegevens moet kunnen aantonen en dat de juiste maatregelen zijn getroffen om aan de wet te voldoen.

Het is dus erg belangrijk dat de informatie die u van bezoekers registreert, netjes wordt bijhouden. Persoonsgegevens mogen alleen nog verzamelt en verwerkt worden in de volgende omstandigheden:

• Met toestemming van de gebruiker;
• Als er vitale belangen zijn;
• Wanneer er een wettelijke verplichting is;
• Bij een overeenkomst;
• Als dit voor een algemeen belang dient;
• Bij een gerechtvaardigd belang.

Aangezien het registreren van bezoekers in een bedrijfspand door de Arbowet verplicht wordt, is er bij bezoekersregistratie dus sprake van een wettelijke verplichting. Belangrijk is dus wel dat de gegevens altijd netjes en privé worden bewaard. Onbevoegde inzage kan hierbij niet meer aan de orde komen.

Bewaartermijn

Op grond van de AVG is er geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van persoonsgegevens. Er zijn specifieke wetten die een bewaartermijn hanteren. Het is dus aan te raden altijd goed uit te zoeken onder wat voor wetgeving de organisatie valt. Indien de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor verwerking of als de bewaartermijn is overschreden, moet u de persoonsgegevens vernietigen.

Atrea en bezoekersregistratie

Bezoekersregistratie van Atrea geeft u makkelijk inzicht in de bezoekers van uw organisatie. Medewerkers melden de bezoekers makkelijk aan in het systeem en vervolgens neemt de receptie overzichten van de verwachte bezoekers op. Zo is het eenvoudig om binnenkomst en vertrek van bezoekers te registreren. In deze eenvoudige software kan ook additionele informatie verwerkt worden zoals het verstrekken van bedrijfskleding of het lezen van veiligheidsinstructies. Lees u hier verder in over de software of maak een afspraak met een van onze experts!