Er zijn verschillende tools die je hierbij kunnen ondersteunen. En dat levert veel op. Een evenwichtigere werkbelasting, minder overuren (en dus lagere arbeidskosten) en een verhoogde tevredenheid bij je medewerkers. Aanpakken dus! Maar waar begin je? Hoe krijg je inzicht in de beschikbaarheid van je medewerkers? Hoe voorspel je nauwkeurig hoeveel personeel je nodig hebt? En hoe stem je de inzet van fulltime, parttime en flexibele arbeidskrachten slim af op de personeelsbehoefte? Allemaal belangrijke vragen om te beantwoorden, voor het realiseren van een optimale bezettingsplanning.

Benieuwd hoe jij inzet op strategische personeelsplanning, waarmee je de arbeidskosten verlaagt en toch dezelfde efficiëntie behoudt? In dit artikel vind je de antwoorden.

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning is het inzichtelijk maken van je huidige personeelsbehoefte en (afgestemd op organisatiedoelen) het voorspellen van de toekomstige behoefte. Dit proces helpt je om nu de juiste beslissingen te nemen en later risico’s te voorkomen. Het draait erom, de juiste hoeveelheid medewerkers met de juiste vaardigheden, op het juiste moment en de juiste plek aan het werk te hebben. Een optimale inzet van je personeel dus, op een efficiënte en kostenbewuste manier. Waardoor je wendbaar bent bij veranderingen en effectief anticipeert op toekomstige ontwikkelingen. 

Het toverwoord? Data. Om je bezetting zo efficiënt mogelijk af te stemmen op de werkdruk, heb je inzichten nodig. Over de productiviteit, verzuim, verlof, in- en uitstroom, beschikbaarheid en vaardigheden bijvoorbeeld. Maar ook over belangrijke externe factoren en prognoses, zoals economische veranderingen en markttrends. Het is belangrijk om continu te blijven analyseren. En alert te zijn op veranderingen. Een strategische personeelsplanning is altijd gebaseerd op betrouwbare data, nooit op onderbuikgevoel. 

Wat levert een strategische personeelsplanning op?

Wanneer je jouw personeel strategisch inzet, voorkom je overhaaste beslissingen en zorg je ervoor dat je niet meer mensen aan het werk hebt dan nodig. Dat bespaart kosten, zoals onnodige wervings-, inwerk- en opleidingskosten. Daarnaast ben je in staat tijdig te reageren op signalen en risico’s. Bijvoorbeeld bij vergrijzing, verloop of veranderingen in de vraag naar specifieke competenties (binnen een team). Stel, er is een BHV’er op vakantie en de BHV’er ander uit dezelde ploegendienst meldt zich ziek. Dan is het prettig om een melding te krijgen dat er in deze ploegendienst geen BHV’er is. Hetzelfde signaal wil je ontvangen als er bijvoorbeeld twee BHV’ers tegelijkertijd vakantiedagen willen aanvragen. Want zo ben je in staat om te anticiperen op nieuwe situaties en je planning optimaal te houden. Jij weet wat er te wachten staat en wie je nodig hebt, ook op de langere termijn. Hierdoor kan je op tijd huidige medewerkers (om)scholen en nieuw personeel aannemen. Je vangt deze risico’s beter op en je voorkomt dat de continuïteit in gevaar komt.

Maar ook als het gaat om de langetermijnvisie, doelstellingen en ambities van je organisatie, is strategische personeelsplanning belangrijk. Misschien wil je organisatie meer gaan inzetten op groei, innovatie of internationale uitbreiding bijvoorbeeld? Door data-analyse weet je hoeveel medewerkers en welke vaardigheden je moet aantrekken voor toekomstige rollen en projecten. 

Met strategische personeelsplanning krijg je meer grip op:

• een optimale personeelsbezetting (en daarmee op arbeidskosten);
• veranderingen (binnen je organisatie en in de markt);
• de slimste keuzes (voor de juiste competenties of teamuitbreiding bijvoorbeeld);
• compliance, bijvoorbeeld van de arbeidstijdenwetgeving (rusttijden en overuren zijn inzichtelijk)
• duurzame inzetbaarheid (doordat meer sturing op verloop en behoud mogelijk is).

Tijdregistratie als basis voor gegevensverzameling

Tijd telt! Zonder nauwkeurige tijdregistratie is het lastig om inzicht te krijgen in de productiviteit en werkpatronen van medewerkers. Het bijhouden van de tijdsbesteding is dus een belangrijk startpunt voor het verkrijgen van waardevolle inzichten. Dit kan met tijdregistratiesoftware. Hiermee leg je vast hoeveel uren je medewerkers werken, wanneer ze beginnen en eindigen en eventueel hoeveel tijd ze aan specifieke taken of projecten besteden. Deze gegevens vormen een essentiële basis voor zowel je workforce management (korte termijn oplossingen) als je strategische personeelsplanning (lange termijn oplossingen). 

Je workforce management verbeteren (kortetermijn)

Met tijdregistratiesoftware is de werkdruk en personeelsbezetting goed te monitoren en zijn knelpunten makkelijker te identificeren. Je ziet precies welke medewerkers overuren maken of onderbezet zijn, waardoor je direct kunt schakelen als er meer of minder capaciteit nodig is. Zo voorkom je overbelasting of overbezetting en verbeter je de bezetingsplanning en je wervingsbeslissingen.

Je personeelsplanning strategisch verbeteren (langetermijn)

Door uit historische data trends en patronen te herkennen, zijn toekomstige behoeften beter in te schatten. Inzicht in het gemiddelde aantal gewerkte uren per afdeling en locatie, helpt je goed in te spelen op piekperiodes en seizoensgebonden werkdruk. Ook inzicht in de hoeveelheid en frequentie van overuren per medewerker, team en afdeling biedt ondersteuning om structurele tekorten of inefficiënties aan te pakken en je personeelsbezetting voor de toekomst te optimaliseren.

Hoe voorspel je nauwkeurig hoeveel (flexibel) personeel je nodig hebt? 

Externe factoren die impact hebben op de personeelsbehoefte zijn er natuurlijk ook altijd. Veranderingen in de toelevering, economische golven en regelgeving bijvoorbeeld, kunnen allemaal onverwachte schommelingen in je personeelsbehoefte veroorzaken. Hoe bereid je jouw organisatie hierop voor? 

Met een proactieve en flexibele benadering. Proactief, door een goede bezetting te voorspellen. En flexibel, door met flexkrachten in te spelen op piek- en dalmomenten. Deze stappen helpen je: 

Analyseren en voorspellen
Door historische data en voorspellende analyses te gebruiken, zijn patronen te identificeren in externe invloeden als seizoensgebonden vraag, weersinvloeden en economische golven. Hiermee kun je nauwkeuriger anticiperen op toekomstige pieken en dalen. 

Bezetting aanpassen op behoefte
Bij Atrea bieden we naast de tijdregistratiesoftware een planningstool, waarmee je direct inzicht hebt in de aan- en afwezigheid van medewerkers (afdelingen, de hele organisatie en zelfs uitzendkrachten), inclusief vakanties, vrije dagen en verlof. Dit geeft je een helder beeld van de actuele bezetting en beschikbare werkuren. Je bent daardoor in staat tijdig bij te sturen bij onderbezetting. Je maakt onderbouwde planningsbeslissingen en je weet precies wanneer extra flexkrachten nodig zijn.

Hoe stem je de inzet van fulltime, parttime en flexibele arbeidskrachten slim af op personeelsbehoefte?

Werk je met een mix van vaste en flexibele krachten, dan wil je de bezetting natuurlijk optimaal afstemmen op wisselende personeelsbehoeften. En tegelijk de arbeidskosten én administratieve lasten laag houden. Flexkrachten (zoals oproepkrachten, tijdelijke werknemers en freelancers) zijn het meest effectief in te zetten bij pieken in de werkdruk: opschalen bij drukte en afschalen in rustige tijden voorkomt onderbezetting en onnodige kosten. Je betaalt zo alleen voor werkuren die daadwerkelijk nodig zijn.

Is een optimale inzet te continueren? Zeker! Met onze planningsoftware is personeel snel in te delen op basis van actuele beschikbaarheid. Heb je extra personeel nodig, dan zie je in het systeem meteen wie je kunt inplannen. Zo speel je dus eenvoudig en efficiënt in op ontwikkelingen. Bovendien bewaakt het systeem de compliance van de arbeidstijdenwetgeving, door rusttijden en overuren inzichtelijk te maken. 

Hoe verlaag je de kosten van arbeid, maar behoud je de efficiëntie? 

Wanneer je de arbeidskosten wil verlagen zonder de efficiëntie te verliezen, is het slim om zoveel mogelijk overuren te verminderen. Je voorkomt daarmee extra toeslagen. Ook overbezetting op rustige momenten vermijd je natuurlijk liever. Maar hoe?

Identificeer drukke en rustige momenten om je planning daarop af te stemmen. Drukke periodes vang je op met flexibele roosters (waarbij medewerkers extra uren maken) en inzet van parttimers en oproepkrachten. Zo verlicht je de werkdruk en voorkom je overuren bij je fulltime medewerkers. In rustige tijden verminder je juist de bezetting door flexibele roosters en vangen (voornamelijk) vaste krachten het werk op. Eveneens slim: moedig medewerkers aan om vakanties op te nemen in de rustige periodes. Ook dat zorgt voor een efficiënte bezetting zonder productiviteitsverlies.

Meer weten over tijdregistratie en strategische personeelsplanning? 

Kies bij strategische personeelsplanning voor tools, zoals tijdregistratiesoftware. Hiermee krijg je meer grip op een optimale bezettingsplanning en de arbeidskosten. Wil je eens van gedachten wisselen over tijdregistratiesoftware of workforce management? Neem dan zeker contact op. Of vraag direct een demo aan!