Steeds meer organisaties geven hun medewerkers een thuiswerkvergoeding. Deze vergoeding is in veel gevallen een alternatief voor de reiskostenvergoeding, maar voor sommige medewerkers zijn ook allebei de regelingen van toepassing.
Dat betekent een extra post om te berekenen voor de salarisuitbetaling. Wij krijgen veel vragen over het bijhouden van de thuiswerkvergoeding. Want hoeveel dagen werkt iemand thuis? En heeft hij/zij dus recht op de thuiswerkvergoeding? En hoeveel dagen werkt iemand op de zaak? En heeft hij/zij dus recht op reiskostenvergoeding?
Hiervoor hebben wij een slimme oplossing bedacht bij Atrea.
Thuiswerkvergoeding vs reiskostenvergoeding bijhouden
Voor werken op de zaak en thuiswerken kunnen verschillende vergoedingen gelden. Voor het werken op de zaak kan een reiskostenvergoeding gelden en voor het thuiswerken kan een thuiswerkvergoeding van toepassing zijn. Daarom heeft Atrea een nieuwe functie toegevoegd om het werken op de zaak en thuiswerken bij te houden.
Voor de salarisverwerking krijgt u dan een overzicht voor het aantal keren dat er reiskosten vergoed moeten worden, en voor het aantal keren dat de thuiswerkvergoeding verrekend moet worden.
Hoe werkt het registreren en controleren van thuiswerken?
Het registreren van thuiswerken kan in Atrea PersonalTime, via de Atrea mobiele app of via een functietoets op de Atrea terminal bij het naar huis gaan. Wanneer er op locatie van het bedrijf wordt gewerkt, dan wordt dit bij de boekingen geregistreerd op de terminal bij binnenkomst en vertrek.
Een medewerker kan in PersonalTime en in de mobiele app controleren of het registreren van thuiswerken goed verloopt. De medewerker kan alle boekingen zien die zijn gemaakt op de terminal en op de mobiele app.
Wilt u deze functionaliteit laten inrichten voor uw organisatie? Neem dan contact op met uw accountmanager of mail naar support@atrea.nl
HR heeft inzicht in het thuiswerken
De vergoedingen zelf voor reiskosten en/of thuiswerken zijn niet zichtbaar voor de medewerkers. Deze vergoedingen staan niet in Atrea.
De afdeling HR kan met de lijstgenerator rapporten genereren:
- het aantal keren dat de medewerker op het werk is geweest: te gebruiken voor het bepalen van de reiskosten.
- het aantal keren dat de medewerker thuis heeft gewerkt: te gebruiken voor het bepalen van de thuiswerkvergoeding.
De Atrea beheerder kan met de lijstgenerator zelf een “Formaat” aanmaken met aanwezige uren ( gewerkt op kantoor), thuiswerkuren (Thuis gewerkt), aantal geregistreerde keren gewerkt op kantoor en thuis gewerkt.
De Atrea beheerder kan hier een ‘Algemeen formaat’ van maken zodat dit formaat iedereen inzichtelijk is in PersonalTime.
Inzicht in wie werkt thuis en wie is aanwezig op de zaak
Via de mobiele app kan een medewerker desgewenst in het ‘overzicht collega’s‘ zien wie er thuis werken en wie er op de zaak werken. Deze mogelijkheid staat overigens standaard uit en kan door de Atrea beheerder met een recht worden toegekend.
Opties en kosten voor het inrichten van deze functionaliteit
Aan het inrichten van deze functionaliteit zijn kosten verbonden. De hoogte van deze kosten is afhankelijk van uw wensen. We maken onderscheid tussen de basisfunctionaliteit en aanvullende opties.
De basisinrichting van de Thuiswerkvergoeding in Atrea
Bij de basisinrichting van de Thuiswerkvergoeding maken we het mogelijk om het aantal thuiswerkuren, het aantal thuiswerkkeren en de op de zaak geklokte aanwezigheid te registreren. Daaraan koppelen we vervolgens de rekenregels waarin we de ‘aantal keren thuisgewerkt’ en ‘aantal keren op de zaak gewerkt’ verwerken.
Aanvullende opties Thuiswerkvergoeding
Op dit moment kennen wij drie aanvullende opties voor de Thuiswerkvergoeding. Deze kunt u toevoegen aan de basisinrichting op basis van de bij uw organisatie geldende regelingen:
- Uitbreiding van het recht op reiskosten met een afstandslimiet die voor alle medewerkers geldt.
- Uitbreiding van het recht op reiskosten, waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen medewerkers die geen recht hebben op reiskosten of altijd recht hebben op reiskosten of de woon-werk afstand moet boven een bepaalt aantal km’s zijn.
- Uitbreiding met een salarisexport.
Voor de aanvullende opties worden extra uren in rekening gebracht bovenop de kosten voor de basisinrichting.
Wilt u meer weten over deze handige functionaliteit? Of wilt u deze functionaliteit zo snel mogelijk laten inrichten voor uw organisatie? Neem dan contact op met uw accountmanager of mail naar support@atrea.nl
