De uitbraak van het coronavirus brengt voor alle organisaties uitdagingen met zich mee, zowel groot als klein. In onze klantenkring hebben we veel organisaties die actief zijn in de distributie en productie van levensmiddelen. Zij ervaren op dit moment enorme pieken in hun capaciteitsbehoefte en doen alles om hun personeel gezond te houden en zo efficiënt mogelijk in te zetten. Ook onze klanten in de warehousing en fulfillment voor e-commerce ervaren hoogtijdagen.

De afgelopen dagen had ik contact met een aantal van deze klanten in de levensmiddelenindustrie om hun uitdagingen te bespreken. Ook besprak ik met een aantal van hen hoe tijdregistratie de effectiviteit van medewerkers bevordert en er zo voor kan zorgen dat medewerkers gezond blijven.

De huidige uitdagingen in de voedings- en levensmiddelenindustrie

De uitdagingen voor de voedings- en levensmiddelenindustrie stapelen zich snel op. Aan de ene kant dragen zij de verantwoordelijkheid voor het gevuld houden van onze supermarkten, waar momenteel door de consument zwaar wordt gehamsterd. Aan de andere kant moeten zij zich houden aan de voorschriften die de overheid hen en de rest van Nederland oplegt.

Deze voorschriften hebben ook de nodige impact op hun medewerkers. Allereerst helpen deze protocollen om medewerkers gezond te houden (denk aan afstand houden, handen wassen, etc.). Maar ze zorgen er ook voor dat medewerkers hun aandacht moeten verdelen tussen werk, kinderen en eventueel zieke familie en buren. Het is dus niet altijd mogelijk om overuren of extra diensten te draaien.

Daarnaast zijn er ook organisaties die de afgelopen dagen veel flexkrachten uit Oost-Europese landen zagen vertrekken, uit angst dat ze hun thuisland niet meer in zouden komen.  De voor hen beschikbare pool aan flexkrachten is dus ook nog eens kleiner geworden. Gelukkig zijn er collega’s uit andere sectoren, die door de coronacrisis stil zijn komen te liggen, beschikbaar om te helpen bij de productie en distributie van levensmiddelen.

Het belangrijkste blijft om medewerkers nog steeds duurzaam in te zetten, zodat niemand overbelast raakt en wegvalt. Iedere kracht is op dit moment keihard nodig. 

Tijdregistratie en duurzame inzetbaarheid

In het verleden werd tijdregistratie vaak gezien als controlemiddel. Vandaag de dag zijn er steeds meer organisaties die er de voordelen van inzien op het vlak van duurzame inzetbaarheid.

Moderne tijdregistratiesystemen meten namelijk niet alleen de gewerkte uren, ze geven HR en management ook inzicht in deze gewerkte uren. Zo kun je als organisatie bijvoorbeeld tijdig herkennen dat de werkdruk binnen een bepaald team of op een bepaald project te hoog wordt. Ook kun je in de gaten houden of individuele medewerkers meer overuren draaien dan gemiddeld en daar actie op nemen.

En je kunt zien of er op korte termijn, bijvoorbeeld rondom feestdagen als Pasen en Koningsdag veel vrije dagen zijn opgenomen. Hier kun je dan tijdig op in spelen bij het bepalen van je planning.

Het nemen van beslissingen begint met inzicht

Op basis van deze data kun je gefundeerde beslissingen nemen over het inzetten van extra personeel. Of medewerkers uit teams met een minder hoge belasting overplaatsen. Dit soort beslissingen kunnen het verschil maken bij bedrijven waar iedere arbeidskracht op dit moment nodig is. Je wilt geen risico lopen dat medewerkers uitvallen door vermoeidheid en een daarmee samenhangende verminderde weerstand.

Maar mochten er toch medewerkers uitvallen dan kun je ook zien welke teams of ploegen het zwaarst getroffen zijn en acties uitzetten om verder verzuim binnen deze teams tegen te gaan.

Ook kun je de cijfers meenemen om uit te zoeken wat de oorzaak is van een stijging van het ziekteverzuim of van een bovengemiddeld hoog verloop. Op deze manier bouw je aan een solide en gemotiveerde groep vaste medewerkers.

De verzamelde gegevens over gewerkte uren, al dan niet gespecificeerd op kostenplaatsen, projecten of orders, kunnen vervolgens worden verwerkt in bijvoorbeeld, HR-, planning-, en warehouse management systemen. Dit helpt organisaties om nog betere beslissingen te nemen over de efficiënte inzet van personeel met oog voor hun gezondheid.

Inzicht delen met medewerkers

Deze inzichten kun je ook delen met medewerkers. Het schept vertrouwen als zij bijvoorbeeld in een mobiele app meteen kunnen zien hoeveel overuren ze in een bepaalde periode hebben gemaakt en wat het effect daarvan is op hun salaris. Ook kun je werkroosters delen met medewerkers, zodat iedereen altijd weet wanneer hij/zij waar verwacht wordt en ook direct op de hoogte is van eventuele wijzigingen. Dit voorkomt verwarring en onrust.

Wij staan voor u klaar!

In deze tijd waarin iedere organisatie zijn eigen uitdaging heeft, staan wij voor u klaar. Natuurlijk om te helpen om uw personeel zo duurzaam mogelijk in te zetten. Met Atrea tijdregistratie helpen wij u om inzicht te krijgen in de werkdruk binnen uw organisatie.

Maar ook organisaties die te maken hebben met arbeidstijdverkorting kunnen wij helpen om inzicht te krijgen in de gewerkte uren. Mede door deze uit te splitsen naar kostenplaatsen, projecten of orders.