In 2018 was er een sterke toename van het aantal bedrijven dat in mobiele tijdregistratie investeerde. Deze human resource management tool is namelijk erg gemakkelijk voor het personeel. Bovendien bespaart het veel tijd voor de HR-afdeling. Toch merken wij dat er nog bedrijven zijn die moeite hebben met het uitrollen van mobiele tijdregistratie. In dit artikel krijgt u zeven tips waarmee u van mobiele tijdregistratie een succes maakt in uw organisatie.

Groeiende behoefte aan flexibiliteit en transparantie

Werknemers verwachten tegenwoordig veel flexibiliteit van de werkgever. Dit komt omdat ze ondersteund willen worden bij de ontplooiing van hun mogelijkheden. Ze willen gemanaged worden op hun output, maar dan wel met moderne middelen. Daar past ook bij dat ze zelf meer controle hebben over administratieve handelingen, zoals het registreren van de eigen uren. Bedrijven gaan bovendien steeds vaker over op flexibele werkplekken en werktijden, waardoor de noodzaak hiertoe ook groter wordt.

Wat is mobiele tijdregistratie?

Mobiele tijdregistratie is een specifiek onderdeel van Employee Self Service (ESS) en biedt medewerkers onder andere de mogelijkheid om via een mobiele app:

• Bij te houden hoeveel uur ze gewerkt hebben;
• Bij te houden hoeveel verlofuren ze nog hebben;
• Verlof aan te vragen;
• Activiteiten te registreren op projecten, kostenplaatsen of orders;
• Werkroosters in te zien;
• Zich af te melden in het geval van een calamiteit (t.b.v. BHV).

Voordeel van mobiele tijdregistratie

Tijdregistratie vormt de basis voor een solide en betrouwbare salarisadministratie, verlofregistratie en bezettingsplanning. Het registreren en vastleggen van gewerkte uren is op verschillende manieren te bewerkstelligen. Dit kan bijvoorbeeld met een tijdregistratieterminal op de werklocatie, maar ook via een app voor Android of iOS.

Een groot voordeel van tijdregistratie is dat er beschikking is over informatie met betrekking tot tijd-voor-tijd (TVT) en ATV. Vooral TVT is eenvoudig bij te houden en op te nemen met een tijdregistratiesysteem. Een standaard ESS kan dit vaak niet, omdat er hierbij geen tijd geregistreerd wordt.

7 tips om een succes te maken van mobiele tijdregistratie

1.     Kies de juiste app

Er zijn diverse leveranciers die apps aanbieden. Het is belangrijk om te kiezen voor een app die zowel door Android als iOS ondersteund wordt, en past bij de werkwijze van uw organisatie. Verder is het belangrijk dat de mobiele app eenvoudig te beheren is voor HR-medewerkers. Zo moet het eenvoudig zijn voor mensen, afhankelijk van de rol in de organisatie, per onderdeel rechten toe te kennen. Zo kan er snel en juist mee gewerkt worden.

2. Maak medewerkers bekend met de app

Zorg dat de mobiele tijdregistratie/ESS app makkelijk te vinden is voor uw medewerkers. Dit kunt u eenvoudig bereiken door koppelingen te plaatsen naar de Play store en App store. Verder is het belangrijk om te zorgen voor een duidelijke introductie van de app. Geef hierbij vooral ook aan wat de voordelen voor de medewerkers zullen zijn. Een goede manier om dit te bereiken is door een medewerker die heeft deelgenomen aan een pilot te laten vertellen welke voordelen de app voor hem of haar heeft. Het werkt goed om gebruikers mee te nemen in het ‘hoe’, ’wat’ en ‘waarom’ van de tijdregistratie app. .

3.     Maak medewerkers vertrouwd met de app

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de gebruikers, zowel de HR-afdeling, managers als overige medewerkers, zich vertrouwd voelen met het gebruik van de app. Hiervoor is het van belang om de processen simpel te houden. Begin klein, bijvoorbeeld in het begin met alleen absentiemanagement. Als dat goed is geadopteerd, kan de volgende stap gezet worden. Bijvoorbeeld de boekingen. Het werkt goed om gebruikers mee te nemen in het ‘hoe’, ’wat’ en ‘waarom’ van de tijdregistratie app.

4.     Verberg functionaliteiten die u niet wilt gebruiken

Er zijn heel veel verschillende functies en toepassingen beschikbaar in de app. Het is belangrijk om gebruikers niet lastig te vallen met functionaliteiten die binnen uw organisatie niet van toepassing zijn.

5.     Zorg voor goede ondersteuning vanuit de organisatie

Zorg dat HR en IT op de hoogte zijn van de functionaliteiten. Hierbij kan het helpen om een beheerder van de app aan te wijzen als contactpersoon en vraagbaak. Het is belangrijk om hier ook leidinggevenden bij te betrekken. Zij spreken de medewerkers dagelijks en kunnen hen helpen bij vragen.

Het is zaak om zoveel mogelijk verantwoordelijkheden neer te leggen bij bijvoorbeeld afdelingsmanagers die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van de uren. Het is hierbij wel belangrijk hen goed te ondersteunen en ervoor te zorgen dat zij goed op de hoogte zijn. Dit kunt u bijvoorbeeld bereiken door een pilot te starten met alleen de leidinggevenden, zodat zij volledig vertrouwd zijn met het concept. Dan kunnen zij dit ook uitdragen naar de andere medewerkers. Verder is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de leidinggevenden dagelijks de aanvragen checken en goed- of afkeuren, zodat de medewerkers snel resultaat zien op hun aanvragen.

6.     Koppel uw digitale systemen voor maximaal gemak

U kunt het gebruikersgemak vergroten door fysieke tijdregistratie en activiteitenregistratie via terminals te combineren met een app. Zo kunnen medewerkers zichzelf inklokken via een boekingsterminal op het werk. Echter wanneer ze ook een externe functie hebben, kunnen ze deze uren bijhouden in de app.

7.     Meet de resultaten en deel successen

Door middel van tijdregistratie kunnen medewerkers verlofaanvragen thuis indienen. Zo hoeft dit niet tijdens werktijd te gebeuren. Dit bespaart tijd en zorgt er bovendien voor dat medewerkers beter zijn geïnformeerd met real-time data. Hierdoor hoeven zij dus ook minder snel met vragen naar HR te komen. Dit zal de medewerkerstevredenheid ten goede komen.

U kunt de medewerkerstevredenheid eenvoudig meten met online- evaluatieprogramma’s die de medewerkers op hun mobiele app kunnen invullen. Het delen van deze resultaten zal de adoptie van de app weer ten goede komen.